Business Process e Workflow: cosa sono e perché sono importanti

Il Business Process è un insieme di attività strettamente collegate che trovano il loro fine nella fornitura di un servizio o di un prodotto a un cliente e può anche essere definito come un insieme di attività e compiti che permettono di raggiungere un ben preciso obiettivo organizzativo. In questo post vedremo come strutturare un processo ed i collegamenti con il relativo workflow.

BREVI CENNI DI TEORIA

I processi aziendali nascono come evoluzione  delle teorie organizzative che suddividono la struttura aziendale in base a criteri che possono essere funzionali e divisionali. Successivamente, con la crescente competitività del mercato, si è affermata la struttura aziendale per processi che le diverse divisioni dell’azienda siano suddivise non per funzioni (l’azienda è suddivisa per compiti ad es. marketing, acquisti, vendite, ecc.) o per divisioni (suddivisione per luoghi o prodotti ad es. multinazionale con sedi in diversi paesi ogni sede nazionale rappresenterà una divisione) ma per processi trasversali che riuniscono team di persone con funzioni diverse all’interno di una specifica attività e con l’intento di raggiungere un preciso obiettivo che può ad esempio essere lo sviluppo di un nuovo prodotto.

Process Organization Schema

Credit: goodelearning.com

In particolare la struttura per processi è quella più comunemente adottata dalle aziende come Apple e Google ed in generale da aziende che si muovono in mercati ad alta competitività e con un numero di prodotti piuttosto elevato; questo modello permette inoltre di raggiungere obiettivi propri della learning organization e cioè il complesso dell’azienda agisce come ‘sistema pensante’ e ‘apprende’ man mano che i progetti vanno avanti e vengono completati; è una struttura estremamente interessante per approfondire la quale vi rimando ad un prossimo post.

LA STRUTTURA STANDARD

Si può definire il processo come una serie di attività strettamente interdipendenti, strutturate e misurabili progettate per produrre un output per uno specifico cliente/mercato ed adattarsi alle sue evoluzioni.

Lo studio di un processo parte dall’individuazione dell’obiettivo da raggiungere – ad es. come risolvere un problema di logistica – e dalla sua suddivisione in sottoprocessi basati sugli stimoli e condizioni che l’ambiente offre; successivamente si sviluppano una serie di (re)azioni atte a determinare il comportamento migliore in ogni singola fase del processo stesso attraverso l’utilizzo di punti specifici in cui si agisce (EXEC), si decide (IF/THEN/ELSE), si hanno OUTPUT o INPUT per proseguire verso il passo successivo.

I programmatori avranno già notato delle analogie con il diagramma di flusso o algoritmo ed infatti anche per il business process si utilizzano gli stessi simboli:

Simboli diagramma di flusso

In organizzazione aziendale tutto ciò viene chiamato definizione della procedura intendendo con questo termine la sequenza di attività che deve deve coinvolgere ingressi chiaramente definiti e una singola uscita (obiettivo). Questi ingressi sono costituiti da tutti i fattori che contribuiscono (direttamente o indirettamente) al valore aggiunto di un prodotto o servizio e possono essere classificati in processi di gestione, processi operativi e processi di supporto.

Attraverso l’uso dei processi si passa quindi dal come realizzare un obiettivo al cosa fare per realizzarlo descrivendo in modo preciso:
-Le regole da seguire per svolgere determinate operazioni
– Le sequenze di attività e di decisioni
– Gli eventi che innescano una certa attività o decisione
– Gli input/output necessari
– L’obiettivo finale

Si capisce quindi che in linea teorica nulla viene lasciato al caso poiché potrebbero esistere procedure per ogni aspetto della vita aziendale; nella realtà si tende ad utilizzare un livello di dettaglio che è tanto più elevato quanto più elevato è il livello di controllo e standardizzazione che si vuole raggiungere.

L’ESEMPIO PRATICO: IL WORKFLOW DI UNA FOTO DIGITALE

Dopo aver visto le caratteristiche di un processo, voglio concretamente portarvi un esempio di workflow che può essere usato per la gestione di una fotografia digitale (NDR: tutto è volutamente semplificato per ragioni di spazio).

Flowchart Fotografia Digitale

Analizzando brevemente il diagramma si notano i momenti di input, decisione, esecuzione; come già accennato il livello di dettaglio qui è molto semplificato ma ad esempio si potrebbe aggiungere un ulteriore IF tra TAG e BACKUP per decidere se la foto va stampata e così via fino a definire ogni singolo aspetto.

CONCLUSIONI

Le implicazioni legate all’utilizzo di modelli organizzativi basati su processi e procedure non sono banali come può sembrare a prima vista. Ad esempio, un’azienda moderna che vuole certificare il proprio prodotto deve abbandonare lo schema tradizionale di gestione delle risorse e di management verticale (un solo capo, decisioni prese dall’alto) a favore di uno sviluppo orizzontale del processo decisionale e distribuito su team di lavoro (più responsabili di progetto, decisioni prese in accordo con altri team, ecc.) e questo richiede cambiamenti nella cultura, nella progettazione delle mansioni (spesso lunga e difficoltosa), nella filosofia di management e nei sistemi informativi e di ricompensa.

Per contro questo modello promuove la flessibilità e la velocità di reazione ai cambiamenti nei bisogni dei clienti, focalizzando  l’attenzione verso la creazione di valore per il cliente, un valore che non sarà variabile nel tempo perché ottenuto attraverso un processo definito che sarà sempre possibile ripetere.

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